設備トラブル時、関係資料にすぐ辿れない会社で何が起きるか
設備トラブルが起きたとき、本当に困るのは何でしょうか。
部品がないこと、原因が分からないこと、担当者が不在なこと。いろいろあります。
ただ、現場で実際によく起きているのは、必要な資料がその場ですぐ出てこないことによる初動の遅れです。
たとえば、こんな場面です。
異常が出た装置の点検手順書がすぐ見つからない
過去に似た不具合があったはずだが、記録がどこにあるか分からない
図面や配線図はあるが、該当箇所に関係する資料へすぐ辿れない
注意事項や一時対応のコツは、ベテランしか知らない
写真やメモは残っているが、誰のPCやどのフォルダか分からない
このような状態では、設備保全の現場で必要なのは「資料の存在」だけではありません。
設備トラブルの該当箇所に対して、必要な資料へすぐ辿れることが求められます。
資料が分散していると、対応より先に「資料探し」が始まる
たとえば、
図面は共有フォルダ
過去不具合は別のExcel
写真は共有サーバ
注意点は紙のメモ
応急対応の勘所はベテランの頭の中
というように情報が分散していると、現場では対応より先に「資料探し」が始まります。
初動の遅れが発生する
この状態でまず起きやすいのが、初動の遅れです。
何を確認するべきか、どの資料を見るべきかがすぐ分からず、数分、十数分のロスが積み重なります。設備停止時には、この遅れ自体が大きな損失になります。
ベテラン依存が強くなる
次に起きるのが、ベテラン依存です。
資料があっても辿り方が分からないため、「あの人に聞けば分かる」という運用になりやすい。これは知識が人に集まっているというより、情報への道順が人に依存している状態です。
同じトラブルで毎回ゼロから調べる
さらに、同じようなトラブルで毎回ゼロから調べることも起きます。
過去不具合の記録や写真、注意事項が残っていても、設備や該当箇所とのつながりが弱いと再利用しにくくなります。その結果、以前と似たトラブルなのに、毎回また探し、また確認し、また判断することになります。
設備保全で必要なのは、資料を増やすことだけではない
設備保全で重要なのは、資料を増やすことだけではありません。
必要なのは、どの設備の、どの箇所で、何が起きたときに、どの資料へすぐ辿れるかです。
文書管理やルール整備は大切です。
ただ、設備トラブルの現場では、管理されていること以上に、今見ている対象箇所から関係資料へすぐ入れることが重要です。
こんな状態なら、情報探索ロスが起きているかもしれない
もし、
設備トラブル時に毎回資料探しが発生する
点検手順書や図面の場所が担当者依存になっている
過去不具合の記録が活かされにくい
引き継ぎ後に対応品質が落ちる
ベテランに聞かないと勘所が分からない
という状況があるなら、問題は資料不足ではなく、情報探索ロスや資料の属人化かもしれません。
設備トラブル時に問われるのは、資料の有無より、必要な資料へどれだけ早く辿れるかです。
もし毎回「人探し」や「資料探し」から始まっているなら、見直すべきなのは資料の量ではなく、資料への入り方なのかもしれません。
設備保全、設備トラブル対応、資料の属人化、保全引き継ぎに課題を感じている方は、お気軽にご相談ください。